為什么要辦理領事認證？領事認證的目的是向使用文書的外國機構(gòu)證實文書的真實性，避免因其懷疑文書上簽字或印章是否屬實而影響文書的使用。比如說，國內(nèi)公證處出具出生公證書，當事人如果不辦領事認證直接拿到a國使用，a國主管當局無法核實這份文書的真?zhèn)?，因此將拒絕接受，a國當局會要求當事人將文書經(jīng)過a駐華使（領）館確認。而a國駐華使（領）館也沒有中國內(nèi)公證處簽字或印章備案，難以核實文書本身的真?zhèn)危虼擞謺笪臅冉?jīng)中國官方機構(gòu)認證，證明有關(guān)文書中出證單位的印章及官員簽字屬實，然后a國駐華使（領）館再確認中國官方機構(gòu)的印章、簽字屬實。此后a國主管當局才會接受此文書。

什么時候需要辦理使館加簽？按照國際慣例和中國領事實踐，我國公民在國外學習、工作、居住，或是在國內(nèi)辦理出國簽證時，常需要使用一些由國內(nèi)公證處出具的涉外公證書，如出生公證、未受刑事處分公證、授權(quán)委托書公證、授權(quán)書公證等等。這些公證書在送國外〔或外國駐華使（領）館〕使用前一般需要辦理使館加簽；中國企業(yè)法人因境外經(jīng)貿(mào)活動需要，常需向官方機構(gòu)申請原產(chǎn)地證、發(fā)貨清單、形式、規(guī)格證明、重量證明、裝箱單、提單、保險單等，或向各地出入境檢驗檢疫機構(gòu)申請原產(chǎn)地證明、商品檢驗證明書、動植物出口檢疫證明書等，這些文書在發(fā)往國外使用前，一般也需辦理領事認證。反過來，外國有關(guān)文書在送中國使用前，也需辦理相應的使館加簽。
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