數(shù)電票的Zui大特點(diǎn)是去介質(zhì)、去版式，直接通過(guò)電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)開(kāi)具，數(shù)電票全稱是全面數(shù)字化的電子發(fā)票，因此它本身是一串?dāng)?shù)字。為了照顧習(xí)慣，開(kāi)票方在交付時(shí)，或者受票方在下載時(shí)可以選擇可視化的版式文件格式，如PDF和OFD，打開(kāi)以后或者打印以后是這個(gè)樣子：

就目前政策來(lái)看，數(shù)電發(fā)票共有3種格式：OFD、PDF、XML。

PDF

PDF文件是我們Zui常收到的格式。事實(shí)上，PDF是給納稅人員的預(yù)覽，納稅人可以打印PDF文件，以紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬的憑證，但是，PDF并不是源文件！并且，PDF不支持對(duì)發(fā)票監(jiān)章和電子簽名有效性的查驗(yàn)。

OFD

OFD是報(bào)銷入賬歸檔的電子憑證，并且，其樣式跟PDF沒(méi)有區(qū)別。而兩者Zui大的區(qū)別在于，OFD能在“增值稅電子發(fā)票板式文件閱讀器”中查驗(yàn)發(fā)票監(jiān)制章和電子簽名的有效性。

XML

需要注意的是，數(shù)電票的PDF和OFD格式只是用來(lái)瀏覽和打印用，此類格式文件本身沒(méi)有數(shù)字簽名，不能作為源文件保存。納稅人取得數(shù)電票還需要下載XML格式文件，作為電子會(huì)計(jì)憑證的源文件。

XML不同于PDF和OFD，形式上只是一串代碼，記錄發(fā)票的全部元數(shù)據(jù)，其樣式 如下：

三種樣式如何選擇？

5月17日，財(cái)政部會(huì)計(jì)司公布了《電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》的通知，其中，明確了數(shù)電票報(bào)銷歸檔的保存方式：

接收方取得數(shù)電票報(bào)銷入賬歸檔的，應(yīng)按照《財(cái)政部國(guó)家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)，以下稱《通知》）和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79號(hào)）的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第一，接收方可以根據(jù)《通知》第三條、第五條的規(guī)定，僅使用數(shù)電票含有數(shù)字簽名的XML文件進(jìn)行報(bào)銷入賬歸檔，可不再另以紙質(zhì)形式保存。

第二，接收方如果需要以數(shù)電票的PDF、OFD格式文件的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《通知》第四條的規(guī)定，同時(shí)保存數(shù)電票含有數(shù)字簽名的XML格式電子文件。

在電子發(fā)票出來(lái)之前呢，我們用的就是紙質(zhì)發(fā)票，紙質(zhì)發(fā)票主要就是驗(yàn)真，因?yàn)橛屑侔l(fā)票嘛，稅務(wù)系統(tǒng)里面沒(méi)有這個(gè)發(fā)票信息，你自然是查不到。

但是在發(fā)票信息沒(méi)有完全采集的通用機(jī)打發(fā)票、定額發(fā)票上，也可能出現(xiàn)套票的風(fēng)險(xiǎn)，也就是你驗(yàn)真的時(shí)候只能查到代碼號(hào)碼和領(lǐng)用使用單位，而做假發(fā)票的完全可以套用這個(gè)號(hào)段，蓋假的發(fā)票專用章，然后你查驗(yàn)的時(shí)候就有風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)樾畔⒉蝗?/p>

后面增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)上的發(fā)票都是全要素采集，你開(kāi)的所有信息都給你采集了，這種情況下，你取得一張?jiān)鲋刀惼胀òl(fā)票，就不容易出現(xiàn)套票了。

畢竟賣假發(fā)票的就算套了號(hào)段，它也沒(méi)辦法把稅務(wù)系統(tǒng)里面的本來(lái)的開(kāi)具信息也改變了，你登錄電子稅務(wù)局一查就知道了這張發(fā)票真實(shí)的發(fā)票開(kāi)具信息了。

這就進(jìn)一步加強(qiáng)的對(duì)假發(fā)票的打擊，當(dāng)然這里說(shuō)的只是發(fā)票本事的真假，至于那種真票虛開(kāi)（也就是業(yè)務(wù)是假的，發(fā)票是虛開(kāi)的），這種就無(wú)法單純的通過(guò)發(fā)票的驗(yàn)真來(lái)查驗(yàn)了，這種發(fā)票肯定也是真的，只是業(yè)務(wù)是假的，這就需要通過(guò)其他各種手段來(lái)查證了。

那么電子發(fā)票（增值稅電子發(fā)票、數(shù)電發(fā)票）出來(lái)后，電子發(fā)票也是全要素采集，這個(gè)驗(yàn)真也是一樣，但是電子發(fā)票相比紙質(zhì)發(fā)票，又出現(xiàn)一個(gè)新的問(wèn)題，那就是查重，也就是重復(fù)報(bào)銷的問(wèn)題。

電子發(fā)票本事就是自己打印，所以和紙質(zhì)發(fā)票不同的是，他就存在重復(fù)打印，重復(fù)報(bào)銷的可能性。

而且國(guó)家對(duì)電子發(fā)票的歸檔保管也有要求，以紙質(zhì)打印件入賬的還需要保持其電子文檔。

所以電子發(fā)票確實(shí)是方便，不怕丟失，傳遞方便，但是其也增加了一些其他的成本（查驗(yàn)成本、保管成本等）。

一直以來(lái)就有很多朋友問(wèn)我，怎么查重，怎么保管電子發(fā)票？

這里二哥分享一下我自己公司目前的一個(gè)操作方式。

我們是采取專門(mén)的費(fèi)報(bào)軟件來(lái)管理報(bào)銷發(fā)票的驗(yàn)真和查重問(wèn)題，也就是說(shuō)我們所有的報(bào)銷都要通過(guò)費(fèi)用報(bào)銷軟件，報(bào)銷人員需要再軟件里面上傳所有發(fā)票的電子影像，上傳后系統(tǒng)自動(dòng)會(huì)進(jìn)行驗(yàn)真（和電子稅務(wù)局聯(lián)網(wǎng)查驗(yàn)的）和查重。

如果你上傳的發(fā)票信息是之前用過(guò)的，那系統(tǒng)自己會(huì)阻斷報(bào)銷，如圖，系統(tǒng)自動(dòng)提示，自動(dòng)阻斷，原理其實(shí)很簡(jiǎn)單，就是系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)了你所有的報(bào)銷發(fā)票信息，你之后上傳的信息都會(huì)和之前的數(shù)據(jù)自動(dòng)比對(duì)，重復(fù)就會(huì)提醒。

很多朋友沒(méi)有條件上軟件，用人工做Excel表的方式也能實(shí)現(xiàn)這種功能，但是人工的方式畢竟傷肝，大公司業(yè)務(wù)量巨大，還是不適用。

同時(shí)，軟件還會(huì)自動(dòng)采集發(fā)票信息，包括自動(dòng)計(jì)算增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額。

你比如這種火車票，票面并沒(méi)有稅額，上傳發(fā)票后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算可以抵扣的增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額。

計(jì)算原理就是按照稅務(wù)規(guī)則在系統(tǒng)預(yù)設(shè)好的。

火車票稅額=263/(1+9%)*9%=21.72

為什么要計(jì)算稅額，因?yàn)槲覀兊馁M(fèi)報(bào)系統(tǒng)是和財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)鏈接的，費(fèi)用報(bào)銷完成后，可以直接生成相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證，避免會(huì)計(jì)人員手動(dòng)錄入憑證的麻煩。

那么在自動(dòng)生成的時(shí)候肯定是需要進(jìn)項(xiàng)稅額信息的，所以這里得自動(dòng)算出來(lái)然后直接推送到核算系統(tǒng)。

報(bào)銷完成，我們點(diǎn)擊生成憑證，系統(tǒng)就根據(jù)報(bào)銷信息自動(dòng)會(huì)生成會(huì)計(jì)憑證了。

這里火車票的進(jìn)項(xiàng)稅我們單獨(dú)增加了一個(gè)科目，目的是為了和其他需要勾選的進(jìn)項(xiàng)稅區(qū)分。

這樣每個(gè)月稅務(wù)申報(bào)人員在申報(bào)增值稅時(shí)候就可以直接篩選這個(gè)科目下的進(jìn)項(xiàng)稅額通過(guò)填寫(xiě)增值稅申報(bào)表方式進(jìn)行申報(bào)了（因?yàn)檫@種發(fā)票申報(bào)系統(tǒng)不會(huì)自己采集，需要手工錄入）。

所以，你看，其實(shí)信息化集成的軟件是很方便快捷的，從前端的報(bào)銷到發(fā)票查驗(yàn)，到后端的記賬歸檔都是標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，運(yùn)用熟練后完全不需要過(guò)多的人員干預(yù)，只需要進(jìn)行日常的審核就行了。

系統(tǒng)會(huì)幫你把簡(jiǎn)單重復(fù)的勞動(dòng)都通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的方式來(lái)完成，不需要人工做重復(fù)勞動(dòng)。

會(huì)計(jì)人員需要轉(zhuǎn)向?qū)η岸说谋O(jiān)督和控制，比如前端報(bào)銷人員錄入是否合規(guī)，費(fèi)用科目是否選擇合規(guī)，發(fā)票內(nèi)容是否合規(guī)等等。