無紙化會議系統(tǒng)是使用現(xiàn)代通訊技術(shù)、音頻技術(shù)、視頻技術(shù)、軟件技術(shù)，通過文件的電子交換實現(xiàn)會議的無紙化。其特征是：文件傳輸網(wǎng)絡(luò)化，文件顯示電子化，文件編輯智能化，文件輸入輸出可控化。無紙化會議系統(tǒng)的一個基本特征是：會議室設(shè)有公共視頻顯示的大屏幕和每個席位單獨控制和使用的席位顯示器，選擇席位顯示或稱異步顯示時，由與會者自行操作該智能終端，此時，該智能終端如同一臺獨立使用的標(biāo)準(zhǔn)計算機，每個參會者可以自主地在顯示公共信號的同步顯示或異步顯示之間一鍵切換。

　　無紙化會議系統(tǒng)涵蓋的設(shè)備包括音響系統(tǒng)、視頻系統(tǒng)、云朵會議系統(tǒng)、提供會議和會議輔助工具的軟件系統(tǒng)以及每個席位的屏幕升降或翻轉(zhuǎn)系統(tǒng)、用于公共顯示的投影系統(tǒng)或拼接屏，此外網(wǎng)絡(luò)交換機、中控系統(tǒng)、影碟機、視頻矩陣也是會議室中經(jīng)常需要配置的設(shè)備。

　　管理與設(shè)置：無紙化會議系統(tǒng)管理端擁有豐富的管理與設(shè)置功能，包括設(shè)備管理、座位編輯、考勤管理與背景設(shè)置等功能。分別對會議室座位、終端設(shè)備及會議考勤等進行管理與設(shè)置

　　設(shè)備管理：可以添加或刪除參會平板電腦的Mac地址，編輯席位編號、添加或刪除席位等。

　　座位編輯：用于管理會議室參會者的席位排布，與會者名稱等信息。

　　考勤管理：可以實時查看全體參會者出席情況，能夠看到具體席位的出勤人姓名與簽到時間。同時可以將此次會議的出勤情況全部導(dǎo)出。

　　資料管理：會議資料可以進行分級管理，會議助理使用管理端上傳資料時可以設(shè)置資料使用權(quán)限。參會者可自由查看、標(biāo)注有權(quán)限的文檔資料。

　　背景設(shè)置：會議助理可以選擇會議室背景，也可以自定義新的模板，設(shè)置后，統(tǒng)一將背景發(fā)送給全體參會者。

　　資料閱讀：參會者可以對現(xiàn)有文檔進行查閱，查閱過程中可以做同步的手寫批注。

　　主講人將本地操作同步全體人員時，全體參會者可以選擇同步觀看會議文件演示，也可以在觀看的同時，自主查看其他會議資料。（主要包括常用的word、PPT等文檔）

　　會議議程：會議助理可以在管理端編輯會議議程，并發(fā)布會議議程，發(fā)布會議議程后，全體參會者都可以在本地Pad查看會議議程的具體內(nèi)容；會議助理也可以將會議議程切換到大屏幕，全體參會者無需自己動手操作，即可看到大屏幕的會議議程全部內(nèi)容。

　　會議投票：需要全體參會者參與意見表決時，會議助理在管理端可以直接發(fā)起投票，投票內(nèi)容均為選擇題，由會議助理統(tǒng)一編輯投票內(nèi)容和選項，參會者選擇具體選項即可，無需輸入漢字。會議助理編輯好后可以發(fā)送至參會者終端，大家各自使用終端投票；也可以將投票內(nèi)容和選項顯示至大屏，進行現(xiàn)場投票。投票結(jié)束后，會議助理可以將投票結(jié)果進行保存，也可以將投票結(jié)果顯示至大屏幕，讓全體人員查看投票結(jié)果。

　　便捷的信息傳送：會議過程中會議助理可以通過“發(fā)送消息”功能，向全體人員或者某位參會者發(fā)送消息，參會者收到消息后，可以選擇回復(fù)消息。比如開會時，有緊急事件需要領(lǐng)導(dǎo)馬上處理，此時，會議助理可以單獨向領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送消息，既不影響會議正常進行，領(lǐng)導(dǎo)又可以及時處理緊急事件。

　　會議存檔：支持會議內(nèi)容存檔，包括會議中使用的會議文件存檔、會議結(jié)論存檔、文件標(biāo)注存檔等，同時，會議助理可在會議結(jié)束后對保存的存檔內(nèi)容進行管理。

　　會議：會議功能，可以在會議過程中，為參會者提供會議所需的各種。例如：參會者需要紙、筆、茶水或者其他的幫助，通過會議選項，直接發(fā)送消息到管理端，會議助理接收到消息后，可以根據(jù)需求為參會者提供幫助。